如何上传货运单证

在 Portmate 聊天中上传货运 PDF 或图片，直接利用您已有的信息。打开 Chat（聊天），选择 回形针 图标，选取您的文件，等待显示 Ready（就绪），然后附上一段关于您需求的简要说明一并发送。您可以直接使用订舱确认书、提货单（Delivery Order）或客户电子邮件截图，无需将货运详细信息重新复制到另一份请求中。

客户可能会在电子邮件中发送送货地点，而集装箱详细信息则包含在承运人的 PDF 中。您无需为下一步操作重新整理货运描述，只需附上相关文件，并申请报价、寻求订舱准备协助、查询货运情况或请求解读操作说明。您只需补充单证中未提供的背景信息即可。

同样的上传流程适用于这些不同的任务。上传后续的处理方式取决于您的请求、文件中的信息以及该货运可用的服务。

为什么货运信息总被重复输入

货运代理和物流团队收到的信息通常采用其客户和供应商使用的格式：承运人订舱确认书、提货单、到货通知、装箱单、扫描件以及电子邮件沟通记录。而下一个服务商可能需要许多相同的详细信息，只是排列方式不同。

这导致在实际工作开展之前就产生了额外的工作量。工作人员需要打开附件、查找相关地点和参考编号、复制设备和货物信息、检查较新的电子邮件以确认是否有变更，然后再编写另一份请求。每一次交接都可能导致遗漏指示、使用过时地址或混淆不同货物的编号。

国际商会数字标准倡议关于全球贸易数字化的报告（ICC Digital Standards Initiative）描述了这种碎片化现象以及从 PDF 重复录入信息到其他系统的情况。其分析指出，在 33 种贸易单证中存在 189 个重复出现的核心数据要素。这些数据反映的是全球贸易单证的情况；它们说明了单证之间共享的信息量之大，而非特定单笔货运所需的文件数量。

通过上传文件，您可以直接将这些现有单证引入对话中。您的消息可以专注于下一步任务：Please quote the import drayage move in these files（请根据这些文件中的进口短途驳运运输进行报价）或 Explain the delivery requirements in this email（请解释此邮件中的送货要求）。

选择您现有的单证

从与您的请求相关、最清晰且最新的单证开始。在上传之前，您无需创建新的货运摘要。

单证名称并不保证其包含的内容完全相同。货代用于卡车运输的提货单（Delivery Order）与海运承运人的放货单据所起的作用可能截然不同。ICC 贸易单证目录解释了提单、装箱单和承运人提货单的作用。请依据文件的具体内容来确定它针对所请求任务提供了哪些信息。

如果相关信息分散在 PDF 和电子邮件中，请将两者一并附上。一条简短的消息，例如 These two files concern the same shipment; the email contains the revised delivery instructions（这两个文件属于同一票货；电子邮件包含修改后的送货说明），即可为对话提供有用的背景信息，而无需您手动合并单证。

上传前须知

Portmate 支持以下文件格式和大小限制：

对于客户电子邮件，请上传支持的图片格式截图，或将相关邮件保存为 PDF。例如 .eml 和 .msg 等原生邮件文件、Word 文档、电子表格和 HEIC 图片均不在支持的上传格式范围内。请将相关内容导出为 PDF 或受支持的图片，而不是直接更改文件扩展名。

为了获得最清晰的处理效果：

• 有原版 PDF 时尽量使用原件。 这可以避免单证截图带来的二次压缩或文字过小的问题。
• 保留必要的背景信息清晰可见。 包含货运参考编号、相关标题、单位和操作说明。没有标签的截断数字可能会产生歧义。
• 使用易于辨认的截图。 如果电子邮件较长，请截取连续且清晰的部分，并保留足够的重叠内容以便理解操作说明。如果附带日期有助于确定哪个版本是最新的，请包含日期。
• 选择相关页面。 确保附件紧扣该货运和具体任务。即使单个文件在上传大小限制之内，页面和图像处理限制仍可能适用。
• 检查您共享的内容。 省略与任务无关的邮件往来、付款详情或个人信息，同时保留理解请求所需的必要货运信息。

您可以在登录前打开聊天。创建报价和订舱需要经过验证的账户会话；请按照对话中的身份验证请求操作。登录指南介绍了电子邮件验证流程。

在聊天中上传文件

以下实操演示使用名为 pdf-sample_0.pdf 的示例文件。由于它包含的是虚拟填充文本（dummy text），因此最终回复演示了聊天系统如何处理没有货运信息的单证。

打开对话

从官方网站开始，然后打开您想要使用该单证的聊天窗口。

第 1 步 — 访问 Portmate。 在浏览器中打开 portmate.ai。

第 2 步 — 选择 Chat（聊天）。 点击导航栏中的气泡状 Chat 图标。截图中展示的是左侧的桌面端导航栏。

添加并检查文件

在发送消息前选择文件并检查其附件卡片。

第 3 步 — 选择回形针图标。 在消息编辑框中，选择显示为回形针图标的 Attach files（添加附件），然后从设备中选取 PDF 或受支持的图片。

第 4 步 — 等待显示 Ready（就绪）。 页面将出现一个附件卡片，显示文件名、文件大小和上传状态。在此示例中，卡片显示 pdf-sample_0.pdf、13 KiB 和 Ready。

Ready 表示上传的文件已准备好随消息一起发送。此时聊天系统尚未回答您的请求，也尚未确认货运详情。

卡片提供了用于预览文件的 眼睛 图标、下载 控件以及用于从草稿中移除该文件的 X 号。如果您需要确认是否选择了正确的货运批次或修改版本，可以预览附件。如果选错了文件，请在发送前将其移除并选择正确的文件。

当同一请求需要另一份单证时，可重复附件添加操作，但需保持在每条消息的文件数量限制之内。

发送并继续

单证提供信息；您的消息则说明您希望对这些信息执行什么操作。

第 5 步 — 输入您的请求并选择发送。 简短的说明就足以明确任务。例如：Explain the delivery instructions in this document（解释此文件中的送货说明）。

附件就绪后，点击 向上箭头的发送按钮。下面的截图显示了在未附带文本的情况下发送的示例 PDF；在发送您自己的文件时，您可以在同一个编辑框中添加您的请求。

第 6 步 — 查看回复。 已发送的消息包含附件，Portmate 会根据可用信息和您的请求作出回复。它可能会解答关于单证的疑问、继续执行所请求的流程，或索取仍需补充的详细信息。

在此处，回复识别出了标题为 Dummy PDF file 的单证，并说明其中未包含货运详情或具体请求。随后它询问能提供什么帮助。该文件已成功接收并被读取；只是其内容未描述可供操作的货运业务。

对于您自己的单证，请在同一对话中回复后续必要的追问。您可以补充缺失的送货邮编、确认正确的集装箱号或指明您需要的任务，而无需重新输入单证中已经包含的内容。

利用上传的文件进行下一步操作

同样的附件控件支持多种业务处理方式。以下消息是提问示例，而非已完成交易的截图。请使用符合您实际货运和目标的请求。

根据客户电子邮件或提货单获取报价。 上传源文件并提问：Please quote the U.S. import drayage move described in this delivery order（请根据此提货单中描述的美国进口短途驳运运输进行报价）。

如果客户已在电子邮件中说明了需求，请上传清晰的截图并发送：Please quote the drayage request in this customer email（请根据此客户邮件中的短途驳运需求进行报价）。

文件可以提供其包含的路线、设备、货物和操作说明。对于支持的运输，对话可以利用这些信息以及任何必要的确认直接推进到报价环节。某些未明确指明的计价细节可能会采用公开的默认预设条件；请在查看生成的费率时一并核对这些预设。关于报价结果和后续操作选项，请参阅即时短途驳运报价指南。

根据出口订舱单准备下一步。 上传承运人的订舱确认书并提问：Use this booking confirmation to help prepare the U.S. export drayage move. What else do you need?（请根据此订舱确认书协助准备美国出口短途驳运。还需要哪些信息？）。

订舱单可能会提供承运人和码头背景信息，而发货人的提货地址或装箱说明可能在其他文件中。您可以直接补充缺失的信息，或附上相关的操作说明文件。承运人的海运订舱与 Portmate 的短途驳运订舱属于不同的安排。当您准备好提交卡车订舱时，请按照短途驳运订舱流程操作，该流程需要使用报价以及必填的设施和集装箱详情。

使用单证参考号查找现有货运。 如果文件中包含已在 Portmate 中记录的货运参考号，可提问：Check the current status of the Portmate shipment using the container number in this document（请根据此文件中的集装箱号查询 Portmate 货运的当前状态）。

如果单证中列出了多个集装箱，请指明您指的是哪一个。参考编号有助于定位现有记录；上传单证并不能为不相关的货运凭空生成跟踪数据。有关货运地图和位置时间戳的说明，请参阅如何跟踪集装箱并查看司机位置。

在操作前理解特定要求。 上传相关页面或电子邮件截图并提问：Explain the delivery requirements in this email and identify anything I still need to confirm（请解释此邮件中的送货要求，并指出我还需要确认哪些内容）。

当单证中提到甩箱（container drop）、预提（pre-pull）、预约（appointment）或其他不熟悉的要求时，这一功能非常有用。随后您可以就该要求提出更针对性的问题。短途驳运相关问题答疑指南介绍了如何添加背景信息并查阅支持来源。关于附加费术语和最新费率表查询，请参阅如何获取附加费说明。

上传单证可为这些请求提供背景信息。当对话返回相应的结果和参考号时，报价或订舱方算完成。单证内部印制的文字说明不能代替您提出执行下一步操作的请求。

处理分散在多个文件中的信息

当多份单证描述的是同一笔货运时，可将相关单证一并附上。例如，提货单可能注明了集装箱号和提货码头，而客户的电子邮件则指明了修改后的送货地址并要求甩箱。

您可以输入：These files concern the same shipment. Use the revised delivery address in the customer email and include the requested drop service in the quote（这些文件涉及同一票货。请使用客户邮件中修改后的送货地址，并在报价中包含所要求的甩箱服务）。

这样既能明确您希望采用哪条指示，又无需重新制作合并单证。请确保附件的文件名和货运参考编号清晰可辨，以便在出现疑问时进行针对性讨论。

如果单证内容存在冲突且您不确定以哪个为准，请先要求核对差异：Compare these documents and identify any conflicting shipment references, delivery locations, equipment, or weights before we proceed（在我们继续之前，请比对这些文件并指出在货运参考号、送货地点、设备或重量方面存在的任何冲突）。

比对可以找出明显的差异，但相关的客户、承运人或运营团队可能仍需确认最新的操作指示。单凭较晚的时间戳并不能证明一份单证完全推翻了较早单证中的每一个细节。DCSA 的订舱与提单实施指南解释了不同字段如何来源于不同单证并遵循不同的修改流程。

当一封电子邮件或 PDF 包含多笔货运时，请指明确切的订舱号、集装箱或具体段落。建议先从一笔明确的运输开始，或者清楚说明您希望分别处理哪些运输。包含多个集装箱的文件不应被当作未经区分的单批货物来处理。

核对影响下一步操作的详细信息

即使单证内容清晰易读，仍可能需要人工解读。凡是微小差异都会改变运输方案、价格或操作说明的地方，都要对照源文件仔细核实回复。

地点与方向。 确认实际的港口或铁路货场、发货人或收货人的作业设施，以及重箱是运往码头还是运离码头。账单寄送地址、注册办公地址或通知方地址可能与实际的物理提货或送货地点不同。请保留客户指定的任何空箱提取或归还指示。

对于基于宽泛大都市区给出的报价，请核对预设的码头。Portmate 如何确定报价码头指南解释了为何确认确切地点会影响定价。

参考编号与设备。 核对用于识别该货运的集装箱号或订舱参考号，以及集装箱尺寸和类型。仅有 FCL 并不能说明设备是 20 英尺普柜、40 英尺高柜还是冷藏箱。确保数量与正确的设备和货运对应。

重量与单位。 在 Portmate 报价中，货物有效载荷（cargo payload）包含货物包装，不包含集装箱、车架（chassis）和牵引车头的自重（tare weight）。因此，单证上的货物毛重可能是适用的载重信息，而 VGM（核实的总重量）则包含了集装箱本身。国际海事组织（IMO）关于 VGM 的说明阐述了对装载集装箱进行称重，或将皮重与货物及包装材料重量相加的计算方式。

保留标签和单位清晰可见。如果一个数值既可能代表整票货物的总重，也可能代表单个集装箱的重量，请予以明确。如果只有 VGM 数据，请获取具体的货物重量详情，而不是直接扣除估算的集装箱自重。对于重货，超重限制与航线重量支持指南说明了下一步的核对方法。

日期与服务要求。 将预计到达时间与集装箱可提状态、预约时间或送货截止时间区分开来。确认所要求的装卸操作、冷藏箱运行、危险品信息、甩箱服务以及其他作业说明是否依然作为任务的一部分。如果聊天需要危险品申报单或其他客户确凿信息，请提供已确认的内容。

当前状态。 单证记录的是特定时间点的信息。它本身并不能代表今日的海关放行状态、码头放行接收、预约放号情况或卡车实时位置。DCSA 的运输全流程（shipment journey）对到货通知、放行核查和放行执行作出了区分。请根据您当前正在执行的步骤使用最新的运营确认信息。

纠正信息可以非常简短：The delivery location is the warehouse in the email, not the billing address on the PDF（送货地点是邮件中的仓库，而不是 PDF 上的账单地址）。在同一个对话中进行修正，并确认下一条回复是否已采用该修正。

排除上传或后续问题的故障

根据显示的状态和回复决定下一步操作。

如果发送消息失败，请在重试前检查编辑框和附件状态。如果您的消息已经显示在对话中，请直接从该已发送的消息继续，而无需自动重复上传相同的单证。

随着工作的推进，请在对话中持续保留货运背景。后续有效的跟进往往只需补充缺失的细节或下一步指示：Use the revised delivery address（使用修改后的送货地址）、Explain the drop charge（解释甩箱费）或 Help me prepare the booking from this quote（根据此报价协助我准备订舱）。