如何追踪附加费用
要追踪附加费用，请打开 Tracking（追踪），找到您的货件，然后选择 Accessorials（附加费）。查看每笔费用的数量、费率、金额、原因和备注，然后打开可用的 Proof（凭单）文件。将这些明细与运输约定的条款以及货运的实际运行情况进行比对。
产生附加服务有时不可避免：集装箱可能需要提前提柜、隔夜存放、使用特殊设备或占用额外的司机时间。在费用旁附上说明和凭证记录，有助于托运人、货运代理和运营团队清晰了解成本构成，解答账单疑难，而无需翻阅散落的往来邮件来还原运输轨迹。
本教程以西雅图附近的集装箱 MAEU1234567 为例。文中的金额和文件仅作功能展示；核对账单时，请以您自身货件的记录和适用条款为准。
打开货件的附加费明细
请准备好您的 Portmate 报价单号、订舱号或集装箱号。搜索框同时支持这三种单号类型。
查找您的货件
步骤 1 — 打开 Portmate。 访问 。
步骤 2 — 选择 Tracking。 在左侧导航栏中点击集装箱形状的 Tracking（追踪）图标。在本例中，该图标标注为 Preview。
步骤 3 — 输入货运单号。 选择 Quote, booking, or container number 并输入您的单号。如需按示例操作，请输入 MAEU1234567。
步骤 4 — 点击 Track shipment。 核对单号并点击 Track shipment 以加载关联的货运记录。
如果未显示货件，请检查单号是否有拼写错误，或尝试使用同一运输行程的其他单号。如需了解如何查看地图及车辆时间戳，请参阅。
打开费用记录
结果加载后，向下滚动到地图下方、Milestones（里程碑）上方的面板。
步骤 5 — 定位货运面板。 您将看到 Shipment details（货件详情）和 Accessorials（附加费）。其下方的里程碑提供了此次运输的时间节点与运营背景信息。
步骤 6 — 选择 Accessorials。 打开 Accessorials 面板以查看货件的车架及附加费明细项。
步骤 7 — 查阅费用和凭证文件。 对话框中显示 View applicable accessorial schedule（查看适用附加费率表）、Confirmed charge total（已确认费用合计）以及单项费用卡片。在对话框内向下滚动可查看其余卡片和附件。点击可用的凭证文件名，即可在新标签页中打开关联文档。
综合核对费率、原因和金额
有效的费用审核需要回答三个问题：产生了什么服务或事件导致了该项费用？适用哪些条款？计算方式是否与计费的工作量或时间相符？
利用每张卡片上的字段来获取这些答案：
| 字段 | 核对要点 |
|---|---|
| Charge name and code（费用名称与代码） | 确认正在计费的服务或设备。在咨询具体费用明细时使用该代码。 |
| Quantity（数量） | 确认计费的天数、小时数、集装箱数或其他计费单位数量。 |
| Rate unit and unit rate（计费单位与单价） | 结合价格核对计费基准，例如日租费率还是单次收费。 |
| Amount（金额） | 根据数量和费率核对计算结果，同时考虑适用的最低收费或计费规则。 |
| Reason（原因） | 查找针对该货件适应该费用的具体解释。 |
| Notes（备注） | 查看运营背景、前置条件或包含的服务内容。 |
| Proof（凭证） | 打开支持记录并核对所证实的具体内容。 |
截图中的 Chassis（车架费）显示数量为 1，费率为每天 75 美元，金额为 75 美元。其原因说明需要使用三轴车架（tri-axle chassis），备注记录了提柜与隔夜暂存。Container storage（集装箱堆存费）显示为 1 天，费率 50 美元，金额为 50 美元，备注注明存放于卡车堆场。
这两张可见卡片合计为 125 美元。示例中 400 美元的 Confirmed charge total 还包含了对话框更下方的其他卡片。在对总额进行对账前，请务必查看完整列表。该面板包含车架费与附加费用；在核对整笔货运总价时，请将其与报价单和发票进行核对。
将费用与适用条款进行比对
点击 View applicable accessorial schedule，打开与该货件码头所在区域关联的费率表。结合该行程的报价或订舱条款，核对其实效日期、计费单位、包含的免费时间以及适用条件。如果费率表在订舱后有所变动，请确认以哪个版本为准。
费率表仅列出了可能产生的费用，并不代表表内每项服务都在您的货件中实际发生。介绍了如何在订舱前查询费率，并区分参考费率与报价中已包含的费用。
理解 Confirmed 与 At cost
请将状态与凭据分开审查。标为 Confirmed 的卡片仍可能显示 No proof files（无凭证文件）；该标签本身并不等同于已附加凭单或客户已核准该费用。
如果某项明细显示为 At cost（实报实销）且金额暂缺，请索取基础支出凭据和最终金额。未确定的金额并不等于零费用。在相关费用尚未解决前，不应将已显示的已知金额合计视作最终总额。
核查凭证是否充分支持费用
首先确认计费所涉及的事件，然后选择能够证实该事件及其计费依据的记录。一份单据可能证实了某次运输操作，但未能证实约定的费率；费率确认单可以确定价格，但无法证明是否实际发生了额外服务。两者需相互印证。
针对每个附件，核对货运单号或集装箱号、相关设备编号、服务地点、事件日期与时区，以及其与费用的关联性。请将所有必要的服务授权或书面协议与运营记录一并归档保存。
将记录与具体服务进行匹配
不同的费用需要不同的凭据。以下记录是常见切入点；具体需要哪些凭证，取决于适用协议以及服务商的规定。
| 费用类型 | 需核对的记录 |
|---|---|
| Driver waiting（司机等候费） | 预约确认单和场站记录、签收单，或其他显示到达和离开时间的证明文件。 |
| Chassis use（车架使用费） | 设备交接单（EIR）或闸口记录、车架号、提还箱日期以及租赁条款。 |
| Yard storage（堆场仓储费） | 堆场进出记录、存放地点、适用的免费期及按日计费条款。 |
| Pre-pull, extra trip, or failed attempt（提前提柜、额外趟次或放空/未果行程） | 调度指令、派车与运输轨迹记录、相关沟通记录，以及产生额外作业的原因。 |
| Pass-through expense（代垫/转嫁费用） | 第三方发票或收据，以及约定的代垫转嫁依据。 |
例如，要求在申请司机滞留费（detention）时提供显示到达和离开时间的单据，包括提单和签署的交货收据。请根据您自身行程的具体规定进行核对，而不要假设某家供应商的流程放之四海而皆准。
设备交接单（通常简称为 EIR）有助于确认设备交接的时间。在比对日期的同时，还需核对设备标识：集装箱号和车架号代表不同的设备。详细介绍了费用明细中可能出现的各类设备型号。
深入查看文件内容，而非仅看附件信息
Proof 部分显示了文件名、文件类型、大小和上传时间。这些信息有助于识别附件；但关键在于文件内容必须能够支持正在审查的服务、时间节点或支出。
截图中使用名为 pdf-sample.pdf 的附件进行展示。在处理实际货件时，请打开真实文档核对其单号与内容。如果原因注明“通过邮件截图确认”（Confirmed by email snapshot），应进一步查看相关邮件沟通内容及其所确认的事项。
Uploaded（上传时间）时间戳仅记录了文件添加的时间。它并不能证明集装箱何时进入堆场、司机何时到达或服务何时获得授权。此类问题请以记录文件内部记载的事件发生时间为准。
核查时间计算、包含服务与重叠收费
许多账单疑问源于计费时段统计有误，或忽略了价格中已包含的内容。在将费率乘以数量之前，请先明确适用的计时规则和条款。
明确您正在核对哪种基于时间的费用
Driver waiting（司机等候费）针对司机在码头或仓库设施的等候时长。Yard storage（堆场仓储费）针对集装箱占用卡车车队堆场的情况。Ocean detention or per diem（海运滞箱费/超期箱使费）通常是指超出码头范围后对海运承运人设备超期使用所产生的费用，而 demurrage（滞港费/超期堆存费）通常指集装箱超出免费期后滞留在海运码头的费用。详细阐述了海运运输中的这一区别。
如遇不熟悉的费用名称，请参阅。准确界定费用名称有助于找到正确的凭证记录和计费条款。
就司机等候费而言，请确认计费计时从何时开始、包含多少免费时间、是否存在预约前提条件以及计费最小阶梯（billing increments）。举例说明：假设约定条款提供 2 小时免费时间，单价为每小时 80 美元，且无取整或最低收费调整。若符合条件的等候时段为上午 9:00 至中午 12:30，共计 3.5 小时，扣除免费时间后剩余 1.5 个计费小时，产生的费用为 120 美元。上述假设仅作算例，并非 Portmate 的实际费率或通用的等候费政策。
就按日收取的费用而言，请检查条款采用的是日历日、滚动 24 小时、工作日还是设有最低计费天数。举过一个例子：周一下午提取车架并在周二上午归还，尽管提用不足 24 小时，仍按 2 个日历日计费。请务必以适用于您货件的条款为准。
以实际事件为准并检查已包含的项目
里程碑中区分了 Expected（预计）、Actual（实际）、Created（创建）和 Updated（更新）时间。预计时间代表计划。实际时间记录报告的事件。创建和更新时间则表示该里程碑记录录入或修改的时间。在核对计费区间时，请以实际发生的事件和原始支持记录为准；计划还箱时间并不代表实际已完成还箱。
在认可产生额外天数或服务之前，请先核对已包含的免费额度。部分供应商在预提（pre-pull）服务中捆绑了堆存额度。例如，在预提服务中就包含了堆存额度。这说明了核对适用服务描述的重要性；但这并不代表 Portmate 的条款。
车架使用时间和堆场仓储时间可能跨越相同日期，但支付的是不同资源。在将重叠视作重复收费之前，请先核实各明细项涵盖的范围。此外，还需检查同一服务是否存在重复开票、第三方费用是否已直接支付，或某项费用是否已包含在原始报价中。
在权衡提前提柜与将集装箱留在码头之间时，应全面考虑总体成本：包括预提费、堆场仓储费、车架费以及任何相关的集装箱超期费。当计划变更时，请记录所选方案及其费用依据。
解决凭证缺失或未说明费用的疑问
如果卡片显示 No proof files（无凭证文件），或附件显示 File is not publicly available（文件不对外公开），请通过中的方式索取相关的支持记录。请提供货运单号以及准确的费用名称或代码，以便支持团队准确定位该明细项。
提出具体问题：计费的具体起止日期、包含了多少天、适用的费率是多少，或哪份文件能够证实该服务。缺少凭证是要求进一步澄清的理由；但这本身并不决定该费用是否应当支付。
参考示例如下：
请协助复核集装箱 MAEU1234567 产生的 50 美元 CONTAINER_STORAGE（堆存费）。请确认存放日期、存放地点、是否包含免费额度、适用的日费率，并提供堆场支持记录或沟通凭单。如数量或金额有误，请提供修改后的费用明细。
将沟通回复、任何调整后的计算明细以及账单折让或调整与原始记录归档在一起。同时核查最终发票是否体现了商定的处理方案。
当疑问涉及海运滞港费或滞箱费时
在美国，海运滞港费和滞箱费发票有特殊的计费合规要求。 针对海运公共承运人、码头运营商和无船承运人（NVOCC）就受监管的集装箱或码头堆场占用收取的费用发票做出了明确规范。其适用范围不应随意套用于普通的司机等候费、车架租赁费或卡车堆场仓储费。
对于受该法规约束的发票，请审查所要求的集装箱编号、免费期日期、计费日期、适用费率以及争议申诉指引。该规则通常要求在最后一笔费用产生之日起 30 个日历日内开具发票（对 NVOCC 发票有单独的时效规定），并给予自开票之日起至少 30 个日历日的时间申请减免、退款或豁免。请遵循适用程序并及时注意时效截止期。
发生争议问题时，应在第一时间留存凭证。指出，发票、提单、付款凭证、相关邮件以及预约被拒或闸口关闭的截图均是有效的支持材料。不同船公司的具体规定可能更为详尽：说明了预约凭证的要求，并指出当码头记录显示有可用运能时，单凭截图可能无法作为定论依据。
在全程运输中保持记录条理清晰
确定计费依据的最佳时机是在派车发车前，而留存操作记录的最佳时机是在事件发生当下。
- 订舱前： 确认报价中包含的服务、设备、免费时间、计费单位以及授权额外作业的要求。妥善保存适用的报价单和条款。
- 方案变更时： 记录变更内容、原因、预计成本影响以及相关的通知或授权。在往来沟通中注明货运单号。
- 运输途中： 在记录有效期间，留存闸口与堆场单据、出入场时间、设备编号、收据以及支持性往来消息。
- 费用核对时： 将每笔金额与条款及凭据进行比对。在审核过程中标明尚未确定的数量、未出具的金额以及缺失的凭单。
- 发票对账时： 检查完整明细、免费额度、直接支付款项以及约定的账单调整。留存必要凭据，以便后续复核人员能够清楚了解各项额外费用的来龙去脉。