Como rastrear cobranças acessórias
Para rastrear cobranças acessórias, abra Tracking, encontre sua remessa e selecione Accessorials. Analise a quantidade, tarifa, valor, motivo e notas de cada cobrança e, em seguida, abra os arquivos de Proof disponíveis. Compare esses detalhes com os termos acordados para o transporte e com os acontecimentos reais da remessa.
Serviços adicionais podem ser necessários: um contêiner pode precisar de retirada antecipada, armazenagem noturna, equipamento especializado ou tempo extra do motorista. Manter a explicação e os comprovantes junto à cobrança ajuda embarcadores, agentes de carga e equipes de operações a entenderem o custo e responderem a dúvidas de faturamento sem precisar reconstruir o histórico do transporte a partir de e-mails dispersos.
Este guia utiliza o contêiner de exemplo MAEU1234567 próximo a Seattle. Os valores e documentos apresentados servem para demonstrar o recurso; utilize os registros e termos aplicáveis da sua própria remessa ao conferir uma fatura.
Abra as taxas acessórias da remessa
Tenha em mãos o número da cotação, do booking ou do contêiner da Portmate. O mesmo campo de busca aceita os três tipos de referência.
Localize sua remessa
Etapa 1 — Abra o Portmate. Acesse .
Etapa 2 — Selecione Tracking. Selecione o ícone de contêiner Tracking no menu de navegação à esquerda. No exemplo, ele está rotulado como Preview.
Etapa 3 — Insira uma referência da remessa. Selecione Quote, booking, or container number e digite sua referência. Para seguir o exemplo, digite MAEU1234567.
Etapa 4 — Selecione Track shipment. Verifique a referência e clique em Track shipment para carregar o registro da remessa correspondente.
Se nenhuma remessa for exibida, verifique se houve erros de digitação na referência ou tente outra referência correspondente ao mesmo transporte. Para obter ajuda na leitura do mapa e dos registros de data/hora do veículo, consulte .
Abra o registro da cobrança
Depois que os resultados forem carregados, role a página abaixo do mapa até os painéis localizados acima de Milestones.
Etapa 5 — Localize os painéis da remessa. Você verá Shipment details e Accessorials. Os marcos operacionais (milestones) abaixo deles fornecem o contexto operacional e cronológico do transporte.
Etapa 6 — Selecione Accessorials. Abra o painel Accessorials para analisar as linhas de cobrança de chassi e taxas acessórias da remessa.
Etapa 7 — Analise as cobranças e os arquivos de comprovante. A janela exibe View applicable accessorial schedule, o total Confirmed charge total e cards individuais de cobrança. Role a tela dentro da janela para visualizar os demais cards e anexos. Selecione o nome de um arquivo de comprovante disponível para abrir o documento correspondente em uma nova aba.
Analise a tarifa, o motivo e o valor em conjunto
Uma revisão eficiente de cobranças responde a três perguntas: Qual serviço ou evento gerou a cobrança? Quais termos são aplicáveis? O cálculo confere com o trabalho realizado ou com o tempo faturado?
Utilize os campos de cada card para correlacionar essas respostas:
| Campo | O que verificar |
|---|---|
| Nome e código da cobrança (Charge name and code) | Identifique o serviço ou equipamento que está sendo faturado. Use o código ao tirar dúvidas sobre um item específico. |
| Quantidade (Quantity) | Confirme o número de dias, horas, contêineres ou outras unidades faturáveis. |
| Unidade tarifária e tarifa unitária (Rate unit and unit rate) | Avalie a base de faturamento juntamente com o preço, como uma diária em comparação a uma taxa única. |
| Valor (Amount) | Confira o resultado em relação à quantidade e à tarifa, considerando os valores mínimos aplicáveis ou as regras de faturamento. |
| Motivo (Reason) | Procure a justificativa específica da remessa sobre o motivo da cobrança. |
| Notas (Notes) | Analise o contexto operacional, as condições ou os serviços inclusos. |
| Comprovante (Proof) | Abra a documentação de suporte e verifique o que ela comprova. |
Na captura de tela, Chassis exibe a quantidade 1, a tarifa de $75 por dia e o valor de $75. Seu motivo informa que foi necessário um chassi tri-axle (três eixos), e as notas descrevem a retirada e a permanência durante a noite (overnight staging). Container storage exibe 1 dia a $50, somando o valor de $50, com notas especificando a armazenagem no pátio da transportadora.
Esses dois cards visíveis totalizam $125. O valor de $400 Confirmed charge total do exemplo também inclui outros cards situados mais abaixo na janela. Analise a lista completa antes de conciliar o total. Este painel cobre cobranças de chassi e taxas acessórias; compare-o com a cotação e a fatura ao conferir o custo total do transporte.
Compare a cobrança com os termos aplicáveis
Selecione View applicable accessorial schedule para abrir a tabela de taxas associada à região metropolitana do terminal da remessa. Verifique a data de vigência, as unidades de faturamento, o período livre incluso (free time) e as condições, confrontando-os com os termos da cotação ou do booking do transporte. Se a tabela foi alterada após a reserva, confirme qual versão se aplica à cobrança.
Uma tabela de tarifas lista cobranças potenciais. Isso não significa que todos os serviços listados tenham ocorrido na sua remessa. O explica como pesquisar tarifas antes de reservar e como distinguir tarifas de referência dos serviços inclusos em uma cotação.
Entenda os status Confirmed e At cost
Analise o status e as evidências separadamente. Um card com o status Confirmed ainda pode exibir No proof files; o rótulo por si só não comprova que há um documento comprobatório anexado nem que o cliente aprovou a cobrança.
Se uma linha indicar At cost e o valor não estiver disponível, solicite a comprovação da despesa original e o valor final. Um valor não informado não é uma cobrança de zero dólar. O total exibido com base apenas nos valores conhecidos não deve ser considerado final enquanto houver custos pendentes de resolução.
Verifique se o comprovante sustenta a cobrança
Comece pelo evento faturado e, em seguida, busque documentos capazes de comprovar esse evento e seu respectivo cálculo. Um documento pode confirmar a realização de um transporte sem, contudo, demonstrar a tarifa acordada; por outro lado, uma confirmação de tarifa (rate confirmation) pode estipular o preço sem comprovar a realização do serviço extra. Avalie ambos em conjunto.
Para cada anexo, verifique a referência da remessa ou do contêiner, o número do equipamento correspondente, o local do serviço, as datas e o fuso horário dos eventos e o vínculo com a cobrança em questão. Guarde qualquer autorização de serviço exigida ou acordo por escrito junto aos registros operacionais.
Associe os registros ao serviço prestado
Cobranças distintas exigem tipos de comprovação diferentes. Os registros abaixo são bons pontos de partida; no entanto, o contrato aplicável e as instruções do prestador determinam as exigências exatas.
| Cobrança | Registros a comparar |
|---|---|
| Tempo de espera do motorista (Driver waiting) | Confirmação de agendamento e registros da instalação, canhotos assinados ou outra documentação que comprove a chegada e a partida. |
| Uso de chassi (Chassis use) | Registros de controle de portaria (EIR / interchange), identificação do chassi, datas de retirada e devolução e termos de locação. |
| Armazenagem no pátio (Yard storage) | Registros de entrada e saída do pátio, local de armazenagem, período livre aplicável e condições diárias. |
| Pré-retirada (pre-pull), viagem extra ou tentativa frustrada | Instruções operacionais, registros de despacho e movimentação, comunicações relevantes e o motivo do trabalho adicional. |
| Repasse de despesas (Pass-through expense) | Fatura ou recibo do terceiro e a regra acordada para o repasse da despesa. |
Por exemplo, a exige documentação que comprove os horários de chegada e saída ao solicitar estadia de motorista (detention), incluindo conhecimentos de embarque (bills of lading) e comprovantes de entrega assinados. Verifique as instruções específicas da sua remessa em vez de presumir que o procedimento de um determinado provedor se aplica a todos os casos.
Um comprovante de intercâmbio de equipamentos, muitas vezes chamado de EIR (Equipment Interchange Receipt), pode ajudar a comprovar quando a custódia do equipamento mudou de mãos. Verifique tanto a identificação do equipamento quanto as datas: o número de um contêiner e o número de um chassi identificam equipamentos distintos. O explica os tipos de equipamento que podem constar em uma linha de cobrança.
Analise o conteúdo do arquivo, não apenas os detalhes do anexo
A seção Proof exibe o nome do arquivo, seu tipo, tamanho e data/hora de envio. Esses dados ajudam a identificar o anexo, mas é o conteúdo do arquivo que deve comprovar o serviço prestado, os horários ou as despesas avaliadas.
As capturas de tela usam anexos com o nome pdf-sample.pdf para fins de demonstração da interface. Na sua remessa, abra o documento real e examine atentamente as referências e o conteúdo. Uma justificativa como “Confirmado por captura de e-mail” deve direcionar você à mensagem correspondente e ao que ela comprova.
A indicação de data/hora em Uploaded registra quando o arquivo foi anexado ao sistema. Isso não comprova quando o contêiner deu entrada no pátio, quando o motorista chegou ou quando o serviço foi autorizado. Para esclarecer essas questões, consulte os horários registrados no interior dos documentos.
Verifique prazos, serviços inclusos e sobreposição de cobranças
Muitas divergências no faturamento decorrem do cômputo de períodos incorretos ou da desatenção a itens já inclusos no preço base. Certifique-se de qual contagem de tempo e de quais termos se aplicam antes de multiplicar uma tarifa pela quantidade.
Identifique qual cobrança baseada em tempo você está avaliando
Driver waiting diz respeito ao tempo de espera do motorista em um terminal ou armazém. Yard storage refere-se ao contêiner ocupando o pátio de uma transportadora. Ocean detention ou per diem geralmente refere-se ao uso prolongado do equipamento do armador fora do terminal marítimo, enquanto demurrage costuma se referir à permanência do contêiner dentro do terminal portuário além do período livre (free time). A detalha essas distinções no transporte marítimo.
Para nomenclaturas pouco familiares, consulte o . Identificar a cobrança com precisão ajuda a localizar os documentos e termos de faturamento adequados.
No caso de espera de motorista, confirme quando se inicia a contagem faturável, o período de tolerância gratuito (free time), as condições de agendamento e os intervalos de cobrança (fração ou hora cheia). Como exemplo ilustrativo, suponha que os termos contratuais estipulem duas horas livres, uma tarifa horária de $80 e sem arredondamentos ou ajustes de valor mínimo. Um período aplicável das 9h00 às 12h30 corresponde a 3,5 horas, resultando em 1,5 hora faturável e um valor de $120. Esse cálculo é apenas um exemplo e não reflete uma tarifa padrão da Portmate nem uma regra universal de cobrança de espera.
Para cobranças diárias, confira se os termos utilizam dias corridos, períodos móveis de 24 horas, dias úteis ou um número mínimo de diárias. As trazem um exemplo no qual um chassi retirado na segunda-feira à tarde e devolvido na terça-feira de manhã gera a cobrança de dois dias corridos de uso, mesmo tendo permanecido fora por menos de 24 horas. Aplique sempre os termos contratuais específicos da sua operação.
Baseie-se nos eventos reais e verifique o que já está incluso
Os marcos registram os horários categorizados como Expected (previsto), Actual (real), Created (criado) e Updated (atualizado). Os horários previstos refletem o planejamento. Os horários reais registram os eventos reportados. Os campos criado e atualizado informam quando o marco foi inserido ou modificado. Use os acontecimentos reais e os documentos de apoio ao conferir períodos faturados; uma previsão de devolução não comprova a entrega do equipamento.
Antes de aceitar uma diária ou serviço adicional, confirme a franquia inclusa na contratação. Alguns fornecedores incluem uma franquia de armazenagem no serviço de pré-retirada (pre-pull). A título de exemplo, a inclui uma tolerância de armazenagem na pré-retirada. Isso exemplifica por que a descrição detalhada do serviço contratado é fundamental; esse termo em si não define as regras da Portmate.
A cobrança de chassi e a armazenagem em pátio podem incidir sobre os mesmos dias sem que isso configure duplicidade, pois remuneram recursos distintos. Analise o que cada item cobre antes de considerar a sobreposição indevida. Além disso, verifique se não há cobranças repetidas pelo mesmo serviço, despesas de terceiros já liquidadas diretamente ou taxas que já constavam na cotação original.
Ao comparar a realização de uma retirada antecipada com a permanência do contêiner no terminal, leve em conta o custo total: pré-retirada, pátio, diárias de chassi e quaisquer cobranças aplicáveis sobre o contêiner. Caso o plano operacional mude, registre a nova alternativa escolhida e sua respectiva memória de cálculo.
Como proceder em caso de falta de comprovantes ou cobranças não justificadas
Se um card exibir No proof files ou se o anexo indicar File is not publicly available, solicite a documentação correspondente utilizando os canais explicados no artigo sobre . Informe o código de referência da remessa e a descrição ou código exato da cobrança para que a equipe possa localizá-la rapidamente.
Faça questionamentos objetivos: quais datas foram cobradas, quantos dias gratuitos estavam contemplados, qual tarifa é aplicável ou qual documento dá respaldo ao serviço. A ausência de comprovantes é motivo para pedir esclarecimentos, mas por si só não anula automaticamente a legitimidade do pagamento.
Uma solicitação baseada no nosso exemplo poderia ser redigida da seguinte forma:
Por favor, revisem a cobrança de $50 referente a CONTAINER_STORAGE no contêiner MAEU1234567. Solicitamos a confirmação das datas e do local de armazenagem, eventuais períodos livres inclusos, a tarifa diária aplicada e o comprovante do pátio ou registro de comunicação correspondente. Caso a quantidade ou o valor necessitem de retificação, por favor enviem o demonstrativo corrigido.
Arquive a resposta, eventuais memórias de cálculo revisadas e notas de crédito ou ajustes junto ao registro inicial. Ao final, verifique se a fatura reflete exatamente a composição acordada.
Quando a questão envolve demurrage ou detention marítima
Faturas de demurrage e detention emitidas nos Estados Unidos possuem requisitos legais específicos de faturamento. A norma regulamenta faturas emitidas por armadores (ocean common carriers), operadores de terminais portuários e NVOCCs relativas ao uso de contêineres e espaço em terminal. Seu escopo não deve ser estendido de forma automática a esperas comuns de motoristas terrestres, locação de chassi rodoviário ou armazenagem no pátio de transportadoras.
No caso de faturas sujeitas a essa norma, verifique as informações obrigatórias referentes ao contêiner, datas de período livre (free time), datas cobradas, tarifas aplicáveis e procedimentos para contestação. A legislação geralmente estipula a emissão da cobrança em até 30 dias corridos a contar da última data faturada (com regras de prazo específicas para faturas de NVOCCs) e concede pelo menos 30 dias corridos a partir da data de emissão para solicitar revisão, reembolso ou cancelamento da cobrança. Acompanhe os trâmites e atente-se rigorosamente aos prazos.
Reúna e preserve as evidências enquanto o problema estiver ocorrendo. O recomenda a guarda de faturas, conhecimentos de embarque, comprovantes de pagamento, e-mails relevantes e capturas de tela comprovando indisponibilidade de agendamentos ou fechamento de gates como elementos probatórios importantes. Algumas diretrizes específicas de armadores trazem critérios adicionais: as , por exemplo, detalham requisitos para comprovação de agendamento e esclarecem que prints de tela podem não ser aceitos como prova suficiente caso os sistemas do terminal apontem capacidade disponível.
Mantenha os registros organizados durante toda a operação
O melhor momento para definir as regras de faturamento é antes do despacho, e o melhor momento para registrar evidências operacionais é quando o evento acontece.
- Antes da reserva: Confirme serviços inclusos, equipamentos previstos, período livre (free time), unidades tarifárias e critérios para autorização de custos extras. Salve a cotação e os termos vigentes.
- Quando o plano operacional mudar: Registre detalhadamente a alteração, o motivo, o impacto financeiro previsto e a autorização formal. Mantenha o número de referência da remessa em todas as mensagens.
- Durante o transporte: Salve comprovantes de portaria e pátio, registros de horários nas instalações, identificações de equipamentos, recibos e trocas de mensagens no momento em que ocorrerem.
- Na conferência das cobranças: Compare cada valor com as regras contratuais e as evidências anexadas. Deixe visíveis quantidades não justificadas, valores indefinidos e documentos faltantes.
- Na conciliação da fatura: Confira a discriminação de todos os custos, franquias concedidas, pagamentos efetuados diretamente e descontos combinados. Mantenha os comprovantes organizados para fundamentar as cobranças a qualquer pessoa que venha a auditar a remessa posteriormente.