Cómo rastrear cargos accesorios
Para rastrear cargos accesorios, abra Tracking, busque su envío y seleccione Accessorials. Revise la cantidad, tarifa, importe, motivo y notas de cada cargo; luego abra los archivos de Proof disponibles. Compare esos detalles con los términos acordados para el traslado y los eventos reales del envío.
Los servicios adicionales pueden ser necesarios: un contenedor puede requerir una recolección anticipada, resguardo nocturno, equipo especializado o tiempo adicional del operador. Mantener la explicación y los registros de respaldo junto al cargo ayuda a que los transportistas, agentes de carga y equipos de operaciones comprendan el costo y resuelvan dudas de facturación sin tener que reconstruir el viaje a partir de correos dispersos.
Esta guía utiliza como ejemplo el contenedor MAEU1234567 cerca de Seattle. Sus montos y documentos demuestran la función; utilice los registros y términos aplicables de su propio envío al revisar una factura.
Abra los cargos accesorios del envío
Tenga a la mano su número de cotización de Portmate, número de reserva (booking) o número de contenedor. El mismo campo de búsqueda acepta cualquiera de estos tres tipos de referencia.
Localice su envío
Paso 1 — Abra Portmate. Visite .
Paso 2 — Seleccione Tracking. Seleccione el icono con forma de contenedor Tracking en el menú de navegación izquierdo. En el ejemplo aparece identificado como Preview.
Paso 3 — Ingrese una referencia del envío. Seleccione Quote, booking, or container number e ingrese su referencia. Para seguir el ejemplo, ingrese MAEU1234567.
Paso 4 — Seleccione Track shipment. Verifique la referencia y elija Track shipment para cargar el registro del envío correspondiente.
Si no aparece ningún envío, revise que no haya errores tipográficos en la referencia o pruebe con otra referencia del mismo servicio. Para obtener ayuda sobre cómo interpretar el mapa y las marcas de tiempo del vehículo, consulte .
Abra el registro de cargos
Una vez cargado el resultado, desplácese debajo del mapa hasta los paneles ubicados sobre Milestones.
Paso 5 — Ubique los paneles del envío. Verá Shipment details y Accessorials. Los hitos debajo de ellos proporcionan el contexto operativo y los tiempos del traslado.
Paso 6 — Seleccione Accessorials. Abra el panel Accessorials para revisar las líneas de cobro de chasis y cargos accesorios del envío.
Paso 7 — Revise los cargos y los comprobantes. El cuadro de diálogo muestra View applicable accessorial schedule, un Confirmed charge total y las tarjetas de cada cargo. Desplácese dentro del cuadro para ver el resto de las tarjetas y los adjuntos. Seleccione el nombre de un archivo disponible en la sección de pruebas para abrir el documento en una pestaña nueva.
Analice la tarifa, el motivo y el importe en conjunto
Una revisión eficaz de cargos responde a tres preguntas: ¿Qué servicio o evento generó el cobro? ¿Cuáles términos aplican? ¿El cálculo coincide con el trabajo o tiempo facturado?
Utilice los campos de cada tarjeta para responderlas:
| Campo | Qué revisar |
|---|---|
| Nombre y código del cargo | Identifique el servicio o equipo facturado. Use el código al solicitar aclaraciones sobre una línea específica. |
| Cantidad | Confirme el número de días, horas, contenedores u otras unidades facturables. |
| Unidad de tarifa y tarifa unitaria | Lea la base de cobro junto con el precio, por ejemplo, una tarifa diaria frente a un cargo por evento único. |
| Importe | Coteje el resultado contra la cantidad y la tarifa, tomando en cuenta mínimos aplicables o reglas de facturación. |
| Motivo | Busque la justificación específica del envío que explique por qué aplica el cargo. |
| Notas | Revise el contexto operativo, las condiciones o los servicios que incluye. |
| Comprobante (Proof) | Abra los documentos de respaldo y verifique qué acreditan exactamente. |
En la captura de pantalla, Chassis muestra una cantidad de 1, una tarifa de $75 por día y un importe de $75. El motivo indica que se requirió un chasis de tres ejes (tri-axle) y las notas describen la recolección y el resguardo nocturno. Container storage muestra 1 día a $50, para un total de $50, con notas que señalan el almacenaje en el patio del transportista.
Ambas tarjetas suman $125. El Confirmed charge total del ejemplo muestra $400 debido a que incluye otras tarjetas más abajo en el diálogo. Revise la lista completa antes de conciliar el total. Este panel cubre chasis y cargos accesorios; compárelo con la cotización y la factura al verificar el costo final del envío.
Compare el cargo con los términos aplicables
Seleccione View applicable accessorial schedule para consultar el tabulador correspondiente a la zona metropolitana de la terminal del envío. Revise su fecha de vigencia, unidades de cobro, tiempos libres incluidos y condiciones junto con los términos de la cotización o reserva del viaje. Si el tabulador se actualizó después de la contratación, aclare qué versión rige el cargo.
Una lista de tarifas muestra cargos potenciales; no certifica que cada servicio enlistado haya ocurrido en su envío. La explica cómo investigar tarifas antes de contratar y distinguir tarifas de referencia frente a servicios incluidos en la cotización.
Comprenda Confirmed y At cost
Revise el estado y la evidencia por separado. Una tarjeta en estado Confirmed puede mostrar No proof files; la etiqueta por sí sola no garantiza que haya un documento de respaldo adjunto ni que el cliente haya aprobado el cargo.
Si una línea muestra At cost y su importe no está disponible, solicite el gasto subyacente y el monto definitivo. Un importe no disponible no significa costo cero. El total mostrado con los montos conocidos no debe considerarse definitivo mientras queden costos pendientes por definir.
Verifique si el comprobante respalda el cargo
Comience identificando el evento que se factura y luego elija los registros que puedan comprobarlo y validar su cálculo. Un documento puede confirmar un movimiento sin acreditar la tarifa acordada; una confirmación de tarifa puede fijar el precio sin demostrar que el servicio adicional ocurrió. Analícelos en conjunto.
En cada archivo adjunto, verifique la referencia del envío o contenedor, el número de equipo pertinente, la ubicación del servicio, las fechas y zona horaria del evento, así como su vínculo con el cargo. Conserve cualquier autorización de servicio o acuerdo por escrito junto con los registros operativos.
Coteje los registros con el servicio
Cada cobro exige evidencia distinta. Los siguientes registros son puntos de partida habituales; el contrato aplicable y las instrucciones del proveedor determinarán qué se requiere puntualmente.
| Cargo | Registros a comparar |
|---|---|
| Espera del conductor (Driver waiting) | Confirmación de cita y registros de la instalación, acuses de recibo firmados u otra documentación que muestre la llegada y salida. |
| Uso de chasis | Registros de intercambio de equipo o caseta (EIR/gate), número de identificación del chasis, fechas de recolección y devolución, y términos de arrendamiento. |
| Almacenaje en patio | Registros de entrada y salida del patio, ubicación del almacenaje, periodo libre aplicable y tarifas diarias. |
| Extracción anticipada (pre-pull), viaje adicional o intento fallido | Instrucciones de operación, registros de despacho y movimientos, comunicaciones pertinentes y motivo del trabajo extraordinario. |
| Gasto transferido (pass-through) | Factura o recibo del tercero y la base convenida para transferir el gasto. |
Por ejemplo, la sección de solicita comprobantes con horarios de llegada y salida para procesar reclamos por detención de conductores, incluidos conocimientos de embarque y acuses de entrega firmados. Consulte siempre las instrucciones correspondientes a su traslado en lugar de asumir que el proceso de un proveedor aplica universalmente.
Un recibo de intercambio de equipo (conocido comúnmente como EIR) ayuda a certificar cuándo cambió de manos el equipo. Verifique tanto las fechas como la identificación de la unidad: el número de contenedor y el número de chasis corresponden a piezas de equipo distintas. La explica los equipos que pueden figurar en una línea de cobro.
Examine el contenido del archivo, no solo sus datos adjuntos
La sección Proof muestra el nombre del archivo, tipo, tamaño y fecha de carga. Esos datos ayudan a identificar el documento, pero su contenido debe respaldar el servicio, los tiempos o el gasto en cuestión.
Las capturas de pantalla utilizan archivos llamados pdf-sample.pdf a modo de ejemplo. En su envío, abra el documento real y revise las referencias y el contenido. Una justificación como “Confirmed by email snapshot” debe remitirlo al correo correspondiente y a lo que este valida.
La marca de tiempo Uploaded registra cuándo se subió el archivo. No certifica cuándo ingresó el contenedor al patio, a qué hora llegó el operador ni cuándo se autorizó el servicio. Para esos datos, consulte las fechas y horas registradas dentro de los documentos.
Revise tiempos, servicios incluidos y cargos duplicados
Muchas dudas de facturación surgen al contabilizar un intervalo equivocado o pasar por alto conceptos que ya estaban incluidos en la tarifa. Verifique qué reloj y qué términos aplican antes de multiplicar una tarifa por la cantidad.
Identifique qué cargo por tiempo está revisando
Driver waiting se refiere al tiempo de espera del conductor en una terminal o instalación. Yard storage corresponde al resguardo del contenedor en el patio del transportista. La demora o per diem marítimo generalmente atañe al uso extendido del equipo de la naviera fuera de la terminal, mientras que la estadía (demurrage) suele referirse a la permanencia del contenedor dentro de la terminal marítima más allá del tiempo libre. La detalla estas diferencias en el transporte marítimo.
Para términos poco comunes, consulte el . Identificar el cargo con precisión facilita encontrar los comprobantes y términos adecuados.
Para el tiempo de espera del conductor, confirme a partir de qué momento empieza a correr el reloj facturable, el tiempo libre incluido, las condiciones relativas a citas y los incrementos de cobro. A modo ilustrativo: supongamos que las condiciones acordadas otorgan dos horas libres, una tarifa de $80 por hora y sin redondeos ni ajustes mínimos. Un periodo computable de 9:00 a.m. a 12:30 p.m. comprende 3.5 horas, lo que deja 1.5 horas facturables y un cargo de $120. Estas cifras son solo un ejemplo, no representan una tarifa de Portmate ni una política universal sobre tiempos de espera.
En los cargos por día, revise si las condiciones contemplan días naturales, periodos móviles de 24 horas, días hábiles o un mínimo de días. Las presentan un ejemplo donde un chasis retirado el lunes por la tarde y devuelto el martes por la mañana genera dos días naturales de uso, a pesar de haber estado fuera menos de 24 horas. Aplique siempre los términos que rijan su envío.
Guíese por eventos reales y revise qué incluye el servicio
Los hitos distinguen entre horas programadas (Expected), reales (Actual), de creación (Created) y de actualización (Updated). Las programadas reflejan la planeación. Las reales registran los eventos reportados. Las de creación y actualización indican cuándo se ingresó o modificó el hito. Al auditar un periodo facturado, básese en los eventos reales y en sus documentos fuente de respaldo; una hora estimada de retorno no prueba que la devolución se haya efectuado.
Antes de aceptar un día o servicio complementario, verifique el margen incluido. Algunos proveedores integran el almacenaje dentro del servicio de extracción anticipada (pre-pull). Por ejemplo, el contempla un periodo de almacenaje dentro del pre-pull. Esto demuestra por qué es indispensable revisar la descripción del servicio contratado; no refleja necesariamente las condiciones de Portmate.
El uso de chasis y el almacenaje en patio pueden abarcar las mismas fechas, pero corresponden a conceptos distintos. Revise qué cubre cada rubro antes de considerar que hay duplicidad. Revise también que no existan cobros repetidos por el mismo concepto, gastos de terceros liquidados previamente por su cuenta o servicios ya cubiertos en la cotización base.
Al sopesar entre retirar un contenedor anticipadamente o dejarlo en la terminal, analice el impacto total: pre-pull, almacenaje en patio, días de chasis y cobros eventuales sobre el contenedor. Si la logística cambia, documente la opción elegida y su desglose de costos.
Cómo proceder ante pruebas faltantes o cargos no explicados
Si una tarjeta muestra No proof files o un adjunto indica File is not publicly available, solicite el documento probatorio mediante las opciones descritas en . Proporcione la referencia del envío y el nombre o código exacto del cargo para que el equipo lo identifique con rapidez.
Plantee una consulta concreta: qué fechas se facturaron, cuántos días libres se contemplaron, qué tarifa aplica o qué documento avala el servicio. La falta de evidencia es motivo para pedir aclaraciones; por sí misma no determina si el cobro procede o no.
Siguiendo el caso de muestra, su solicitud podría redactarse así:
Favor de revisar el cargo de $50 por CONTAINER_STORAGE correspondiente al contenedor MAEU1234567. Agradeceremos confirmar las fechas y el lugar de almacenaje, el periodo libre incluido, la tarifa diaria aplicable y el registro de patio o comunicación que lo respalde. Si la cantidad o el importe requieren ajuste, favor de proporcionar el desglose corregido.
Guarde la respuesta, el cálculo corregido y cualquier saldo a favor o ajuste junto con el expediente original. Asegúrese de que la factura refleje la solución acordada.
Dudas sobre demoras o estadías marítimas
Las facturas por estadía y demora marítima en Estados Unidos deben cumplir con lineamientos de facturación específicos. La norma regula las facturas emitidas por transportistas marítimos comunes, operadores de terminales portuarias y NVOCC respecto a los cobros por contenedores o uso de espacio en terminales cubiertos. Dicho alcance no debe extrapolarse automáticamente a demoras ordinarias de transportistas terrestres, renta de chasis ni almacenaje en patios de autotransporte.
Tratándose de una factura sujeta a esta normativa, revise los números de contenedor requeridos, fechas de tiempo libre, días cobrados, tarifas aplicables y las instrucciones para disputas. La norma establece por lo general un plazo máximo de emisión de 30 días naturales a partir del último cargo incurrido (con disposiciones de tiempo específicas para facturas de NVOCC) y otorga al menos 30 días naturales desde la emisión de la factura para solicitar una condonación, reducción o reembolso. Siga el procedimiento aplicable y revise los plazos de inmediato.
Recopile evidencias mientras ocurran los hechos. La señala que las facturas, conocimientos de embarque, comprobantes de pago, correos pertinentes y capturas de pantalla de citas rechazadas o accesos cerrados constituyen evidencia de gran valor. Las instrucciones específicas de cada naviera pueden ser aún más estrictas: la detalla los requerimientos para comprobar citas y advierte que las capturas de pantalla pueden no ser concluyentes si los registros de la terminal demuestran disponibilidad de capacidad.
Mantenga el control del expediente durante todo el traslado
El momento óptimo para fijar las bases de facturación es antes del despacho, y el mejor momento para guardar un registro operativo es justo cuando ocurre el evento.
- Antes de la contratación: Confirme servicios incluidos, equipo, tiempo libre, bases tarifarias y el procedimiento para autorizar maniobras extraordinarias. Guarde la cotización y los términos vigentes.
- Ante un cambio de planes: Registre qué cambió, la razón, el impacto en costos previsto y la notificación o autorización correspondiente. Conserve la referencia del envío en toda comunicación.
- Durante el traslado: Guarde registros de caseta y patio, horarios en instalaciones, números de equipo, recibos y mensajes de soporte en cuanto estén disponibles.
- Al auditar los cargos: Compare cada monto contra sus términos y comprobantes. Mantenga visibles las cantidades pendientes de conciliar, importes no definidos y documentos faltantes.
- Al conciliar la factura: Corrobore el desglose íntegro, los días y servicios libres integrados, los pagos directos y los ajustes acordados. Conserve la documentación necesaria para fundamentar cada cargo adicional ante quien deba auditar el embarque posteriormente.